یکی از رایج ترین و دقیق ترین روش موجودی گیری، روش انبارگردانی است که مشخص می کند چه مقدار و یا تعداد کالا در انبار موجود است و هرساله با توجه به اهمیت این موضوع شرکت ها و با صنوف هم نسبت به انبارگردانی اقدام می کنند تا متوجه شود میزان واقعی کالای موجود در انبار چقدر است و ایا با دفاتر حسابداری و کاردکس کالا مقایرت دارد و یا خیر ؟

چرا انبار گردانی میکنیم ؟

انبارگردانی محاسن زیادی دارد که چند حسن ان می توان اینگونه نام برد،  به منظور اطمینان از اینکه کالاهای ثبت شده در دفاتر از نظر کمی و کیفی وجود دارند و یا خیر و یا اینکه کالاهایی که معبوب و بلااستفاده  هستند تعین تکلیف گردد، پیدا کردن مشکلات انبار و روش های انبارداری ، بدین منظور چندین روش انبارگردانی داریم که به شرح ذیل توضیح خواهیم داد.

انواع انبار گردانی

انبارگردانی پایان سال : در پایان هر سال به دلیل لحاظ نمودن فرض دوره مالی می بایست کلیه حسابها بسته شود و از وجود و کامل بودن اقلام اطمینان حاصل نمود به همین منظور در پایان هر سال با نظارت حسابرس  به اتفاق سرپرست و تیم انبارگردانی ، انبارهای موجود در هر شرکت شمارش می گردد و اقلام شمارش شده با دفاتر تطبیق داده می شود.

انبارگردانی میان دوره ای: همانگونه که از اسم ان معلوم است در میانه سال و یا بعضی مواقع در پایان هر فصل اقدام به انبارگردانی صورت می پذیرد. شرکت های بورسی و یا الزامات حسابرس ممکن است منجر شود تا یک شرکت در هر سه ماه یکبار با توجه به ماهیت و اهمیت اقلام، انبار شمارش گردد و در صور تهای مالی میان دوره ای  لحاظ شود.

انبارگردانی رندومی: انبارگردانی رندمی جهت شمارش بعضی از اقلام استفاده میگردد که بصورت نمونه ای از بین اقلام زیاد انتخاب میگردد و شمارش می شود ، تصور کنید یک فروشگاه بزرگ هایپر مارکت که دارای هزاران نوع کالا می باشد اگر بخواهد فروشگاه را تعطیل کند و نسبت به انبارگردانی اقدام نماید ، مطمینا هزینه انبارگردانی بیش از منافع ان است بنابر این از روش رندمی استفاده میکند و تعدادی از کالاها بصورت رندوم و یا بر اساس اهمیت ان انتخاب میگردد و نسبت به شمارش ان اقدام می شود.

نحوه شمارش در انبارگردانی

جهت انبارگردانی ابتدا می بایست ایین نامه ای تهیه گردد که حداقل موارد مهم اعم از نحوه شمارش ، زمان انبارگردانی ، نحوه برخورد با مغایرت ،تعین تکلیف کالاهای بین راهی ، کالاهای امانی ما نزد دیگران و یا دیگران نزد ما  ، مسئول انبارگردانی و غیره مشخص گردد که پس از مشخص شدن این موارد اقدام انبار گردانی خواهیم نمود.

ابتدا انبار دار می بایست کلیه اقلامی که واحد ها نیاز دارند تحویل داده و در کاردکس کالا ها درج نماید و توسط واحد مالی در دفتر روزنامه ثبت گردد و سپس کلیه اقلام تگ گذاری کردد ( یعنی یک برگه ای به ان چسبانده شود که مشخص کند نام کالا و واحد شمارش ان چیست و به سه قسمت شمارش اول ، شمارش دوم و شمارش سوم تقسیم گردد و قابل بریدن و جدا شدن برگه گردد.)

دوم : تیم شمارش که هر گروه به دو نفر یک نفر شمارشگر و دیگری ثبت کننده معرف است نسبت به شمارش اقلام انبار می نمایند و در قسمت شمارش اول برگ تگ ثبت میگردد و این قسمت از برگ تگ جدا میگردد و قسمت شمارش اول همه تگ ها پس از شمارش جمع اوری میگردد.

سوم : پس از جمع اوری تگ ها ، تعداد شمارش واقعی  که از تگ شمارش اولیه برداشت میگردد در سیستم تغذیه میگردد و با سیستم مطابقت داده می شود تا چنانچه مغایرتی داشته باشد به نمایش در بیاید.

چهارم : اقلام شمارش شده که مغایرت با سیستم انبار دارند ، مجدد شمارش میگردد و در قسمت شمارش دوم برگ تگ ثبت میگردد و سپس تگ های شمارش شده دوم جمع اوری میگردد و دوباره در سیستم تغذیه میگردد و با سیستم مطابقت داده می شود.

پنجم : چنانچه باز هم مغایرتی دیده شود برای بار سوم نیز شمارش میگردد و در قسمت شمارش سوم برگ تگ ثبت میگردد و مجدد تعداد ثبت شده با تغذیه در سیستم، میزان مغایریت و یا مطابقت ان بررسی میگردد و در نهایت صورتجلسه انبارگردانی با حضور حسابرس ، مسئول انبارگردانی ، انباردار و تیم انبارگردانی انجام خواهد و در صورت مغایریت به ثبت حسابداری کسر و اضافات انبار لحاظ میگردد و در نهایت به سود و زیان بسته خواهد شد.

دلایل وجود مغایریت در انبار

دلایل بسیاری ممکن است تا مغایریت در انبار به وجود بیاید ، که می توان به عدم ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبار توسط انباردار ، سرقت  و یا ورود کالاهای برگشت از خرید یا فروش و عدم ثبت انها و همچنین عدم توجه به ثبت کالاهایی که تحویل دادیم ولی در دفاتر ثبت نشده است می توان اشاره کرد.