فرایند برگزاری  مناقصه

در این مقاله سعی داریم فرایند عمومی برگزاری مناقصه یک مرحله ای را بیان کنیم و اتفاقاتی را که ممکن است در فرایند مناقصه رخ دهد را تشریح کنیم.

مناقصه:

فرایندی است رقابتی برای تامین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه )که در ان تعهدات موضوع معامله به مناقصه گری که کمترین قیمت مناسب را پیشنهاد کرده باشد واگذار می شود .

به عبارت دیگر مناقصه فرایندی است رقابتی جهت دریافت کمترین قیمت با بهترین کیفیت طبق اسناد مناقصه.

همانگونه که از تعریف فوق بر می اید صرفا کمترین قیمت ملاک عمل نبوده و کیفیت نیز برای کارفرما مهم می باشد، که در این فصل چگونگی محقق شدن این موضوع برای کارفرما نیز ارایه میگردد.

ما در ادامه به توضیح فرایند برگزاری مناقصه به روش عمومی و یک مرحله ای خواهیم پرداخت.

آگهی مناقصه:

ابتدا می بایست از پیمانکاران واجد شرایط که بتوانند موضوع پیمان را انجام دهند دعوت بعمل آید تا اسناد مناقصه را دریافت کنند و پس از مطالعه و تمایل، در مناقصه شرکت نمایند که آگهی منتشره حداقل می بایست اطلاعات ذیل را در بر داشته باشد:

• نام کارفرما
• موضوع و محل اجرای پروژه
• دستگاه نظارت
• میزان تضمین شرکت در مناقصه
• محل توزیع یا فروش اسناد
• مهلت شرکت در مناقصه و اخذ مدارک و تحویل پاکات

بعضی از کارفرما ها ممکن است اطلاعات بیشتری اعم از مبلغ براوردی پیمان ، رتبه پیمانکاری مجاز شرکت در مناقصه ، زمینه فعالیت مجاز و غیره را در آگهی خود نیز ارایه نماید که اگر محدودیتی کارفرما نگذاشته باشد همه پیمانکارانی که تمایل داشته باشند می توانند در مناقصه شرکت کنند.

توزیع اسناد مناقصه:

پس از انتشار آگهی مناقصه و دعوت از پیمانکاران ممکن است بعضی از کارفرمایان اسناد مناقصه را به پیمانکارانی که تمایل شرکت در مناقصه را داشته باشند ، بفروشند و یا به صورت رایگان در اختیار پیمانکاران قرار دهند.

شرکت در مناقصه:

پس از دریافت اسناد مناقصه، از دستگاه مناقصه گزار (کارفرما )، پیمانکار اسناد را در اختیار تیم فنی خود قرارد داده تا مطالعات لازم بر روی اسناد انجام شود و چنانچه توانایی لازم از جمله نیروی انسانی ، تجهیزات ، بودجه مالی و زمانی را در اختیار داشته و تمایل شرکت در مناقصه را داشته باشد نسبت به برآورد خود را از پروژه انجام می دهد که جهت براورد بهای تمام شده پروژه می بایست با مطالعه نقشه ها ، شرح کار ، جدول آحاد بها ، مطالعه پیش قرارداد و بازدید از محل اجرای پروژه محاسبه نماید.

کارفرما برای جلوگیری از تضیع حقوق خود و انتخاب بهترین پیمانکار از بین شرکت کنندگان در مناقصه شرایطی را تعیین می نماید که معمولا اعلام میکنند اسناد در سه پاکت به نام های “الف ” و “ب” و “ج” ارایه گردد که در ادامه به توضیح هر کدام از این پاکت ها به تفکیک خواهیم پرداخت.

پاکت “الف” :

کارفرما بخاطر اینکه زمان و هزینه ای را جهت برگزاری فرایند مناقصه اختصاص می دهد و انتظار می کشد تا هرچه سریعتر پیمانکار اجرایی مشخص گردد و شروع به کار نماید و همچنین بعد از مشخص شدن پیمانکار برنده ، وی از تصمیم خود صرف نظر ننماید و عامل بازدارنده ای داشته باشد، نسبت به اخذ ضمانت شرکت در مناقصه می نماید که این ضمانت نامه در پاکت “الف” قرارداده می شود که بعنوان پاکت “الف” یا ضمانت شرکت در مناقصه شناخته می شود.

چنانچه پیمانکاری برنده مناقصه باشد و به هر دلیلی حاضر به عقد قرارداد نباشد مبلغ این ضمانت نامه به نفع کارفرما ضبط و یا وصول میگردد.

انواع ضمانت شرکت در مناقصه :

• ضمانت نامه بانکی :متقاضی  با ارایه وثیقه اعم از سند مالکیت و یا وجه نقد و یا چک و سفته و … به بانک،  اقدام به اخذ ضمانت نامه بانکی به نفع ذینفع میکند.
• چک و سفته : بعضی از کارفرماها با دریافت چک و یا سفته از پیمانکار بعنوان تضمین شرکت در مناقصه قبول می کنند در مناقصه شرکت نماید.
• سپرده نقدی : چنانچه پیمانکار به هر دلیلی نتواند ضمانت نامه بانکی دریافت نماید ، بعضی از کارفرما با دریافت وجه نقد بعنوان سپرده شرکت در مناقصه موافقت مینمایند.
• بیمه : پیمانکار شرکت بیمه ای را بعنوان ضامن خود معرفی می کند تا در مناقصه شرکت نماید و چنانچه پیمانکار پس از برنده شدن حاضر به ادامه کار نشود ، شرکت بیمه بعنوان ضامن پرداخت کننده هزینه های کارفرما تا حد تعین شده می باشد.

در ایران همان سه روش نخست متداول بوده و بین پیمانکار و کارفرما رد  و بدل می شود.

پاکت “ب ” :

این پاکت حاوی اسناد و مدارک مناقصه شامل پیش قرارداد ، نقشه ها و شرح کار یا مشخصات فنی و غیره که کارفرما در اختیار مناقصه گر گذاشته تا به تائید و مهر و امضاء پیمانکار رسیده و در این پاکت قرارداده می شود. علاوه بر مدارک فوق کارفرما جهت ارزیابی پیمانکار مدارک خواسته شده از پیمانکار را اعم از رزومه کاری، سوابق اجرایی و غیره را تقاضا می کند که در پاکت “ب” قرارداده شود که این پاکت بنام پاکت “ب” یا پاکت فنی شناخته می شود.

همانگونه که در تعریف مناقصه اعلام کردیم ، مناقصه فرایندی است رقابتی برای انتخاب پیمانکار با بهترین کیفیت و کمترین قیمت که در این پاکت میتوانیم به صورت نسبی کیفیت کار پیمانکار را بسنجیم. به همین منظور کارفرما در اسناد خود جدول معیارهای ارزیابی را با امتیازهای مد نظر قرار می دهد تا پیمانکاران براساس آن مدارک خود را در پاکت “ب” قرار دهد و از مدارک اضافی و غیر مرتبط جلوگیری شود و یا پیمانکار بعد از برگزاری مناقصه شکایتی مبنی بر عدم ارزیابی صحیح از کارفرما را نداشته باشد. در این پاکت غیر از اسناد مناقصه ، پیمانکار رزومه کاری خود را قرار می دهد که بتوان بررسی کرد که پیمانکار در چه زمینه ای فعال می باشد و با چه سازمان هایی کار کرده ، مبلغ پیمان او چقدر بوده ، رضایت کارفرمایان قبلی چکونه هست ، چه تجهیزاتی و سابقه ای دارد و غیره را بر اساس نیاز در هر پروژه سنجید. پس از ارزیابی پیمانکار از طریق کمیته فنی بازرگانی طبق معیار های از پیش تعین شده جدول ارزیابی و کسب حداقل نمره 60 از 100 نسبت به بازگشایی پاکت “ج” اقدام خواهد شد و در صورت عدم کسب امتیاز لازم پاکت “ج” مناقصه گر بدون بازگشایی به وی عودت میگردد.

پاکت “ج ” :

این پاکت که بعنوان آخرین پاکت در کمیته بازگشایی پاکات بعد از مورد تائید قرار گرفتن دو پاکت قبلی بازگشایی میگردد که بعنوان پاکت قیمت یا پاکت “ج ” شناخته می شود. در این پاکت قیمت پیشنهادی پیمانکار که معمولا در جدول آحاد بها و یا فرم از پیش تعین شده کارفرما بنام فرم پیشنهاد قیمت مرقوم شده و ارایه میگردد.

فرایند بازگشایی پاکت “ج” بدین صورت است که کمیته بازگشایی پاکات ابتدا پاکت الف یا همان پاکت ضمانت شرکت در مناقصه پیمانکاران را بازگشایی می نماید و در صورت صحت ضمانت نامه شرکت در مناقصه، اقدام به بازگشایی پاکت “ب” یا پاکت فنی میگردد و پس از بررسی پاکات “ب ” توسط کمیته فنی بازرگانی و کسب امتیاز لازم سپس پاکت “ج” مناقصه گران باز می شود و به ترتیب قیمت صورتجلسه میگردد و نفر اول تا سوم که کمترین قیمت را پیشنهاد داده اند مشخص میگردد.

لازم بذکر است در مراحل بازگشایی پاکات چنانچه در هر مرحله پاکت مناقصه گری مورد تایید نباشد ، پاکت بعدی او بدون بازگشایی به پیمانکار عودت میگردد و از ادامه مراحل مناقصه کنار گذاشته می شود.

پس از مشخص شدن نفر برنده نوبت به انعقاد قرارداد با پیمانکار برنده می رسد. در صورتی که پیمانکار برند به هر دلیلی حاضر به عقد قرارداد نباشد ضمانت شرکت در مناقصه وی به نفع کارفرما ضبط یا وصول میگردد و اقدام به مذاکره با نفر دوم جهت عقد قرارداد ادامه پیدا می کند و چنانچه وی نیز نسبت به عقد قرارداد امتنا نمود ضمانت شرکت در مناقصه وی نیز ضبط شده  و با نفر سوم مذاکره میگردد و یا مناقصه تجدید شده و مجدد برگزار میگردد.